¿Por qué la gestión eficiente de documentos es clave para el sector legal?

11 Julio, 2022

Desde hace tiempo, la transformación digital de las empresas ha hecho que las pymes en Europa se sientan en el punto de mira. Y es que, si quieren evolucionar al mismo ritmo al que lo hacen el resto de los negocios, tendrán que adaptarse a la nueva normalidad y subirse al carro de la digitalización.

Tendemos a pensar que los despachos profesionales, especialmente los del sector legal, siguen llenos de pilas de papel, recurriendo a procesos manuales heredados y enfrentándose a dificuldades para adaptarse a las nuevas tecnologías. El hecho de que todavía dependan mucho de los documentos físicos y de cumplimentar archivos a mano hace que la modernización de sus procesos resulte difícil.

No obstante, según diversos estudios, los bufetes de abogados están confiando cada vez más en la tecnología. De hecho, aquí incluimos algunos de los principales retos a los que se enfrentan, así como las soluciones que están implementando para ser más eficientes, productivos y eficaces:

1.    Acceder a los documentos en cualquier momento y lugar

Cuando pensamos en un despacho de abogados, nos imaginamos el típico espacio lleno de papeles, con estanterías cargadas de expedientes, etc. Pero es evidente que estos despachos necesitan acceder fácilmente a sus documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar para ser más eficaces. De hecho, con la irrupción del teletrabajo como consecuencia de la pandemia del coronavirus, garantizar ese nivel de acceso a todos los empleados se convirtió en una prioridad de la noche a la mañana.

En este sentido, es clave contar con escáneres que permitan escanear, digitalizar y almacenar todos los documentos para facilitar el acceso a los empleados autorizados, y que estos puedan verlos rápida y fácilmente desde cualquier lugar. Y es que la digitalización no es solo una solución rápida a un problema concreto de los bufetes de abogados, sino que ofrece una oportunidad a más largo plazo para adoptar una auténtica transformación con beneficios tangibles. 

Las redes creadas como respuesta a la pandemia tienen una gran longevidad y proporcionan un sistema de archivo que permite acceder a la información de forma fiable desde cualquier lugar, sin perder apenas tiempo en buscar la ubicación de los documentos.

Las tareas que antes exigían muchas horas de trabajo al personal de back-office – como la gestión de miles de contratos de arrendamiento o la búsqueda de precedentes relevantes en cientos de documentos jurídicos –, ahora pueden completarse rápidamente, mejorando la productividad general de los despachos y reduciendo el tiempo dedicado a la administración y las horas no facturables.

2.    Automatizar los flujos de trabajo para optimizar la gestión de documentos

Para los bufetes de abogados, una digitalización que les permita acceder a los archivos de forma eficiente, mientras trabajan desde casa o en la oficina, es solo una parte del proceso. En su inmensa mayoría, manejan información confidencial, por lo que la seguridad y la precisión de la red corporativa es su máxima prioridad. 

Los procesos manuales conlleva

n un mayor riesgo de cometer errores humanos, como el extravío de documentos o su envío a las personas equivocadas, lo que puede derivar en pérdidas de dinero o incluso en daños que perjudican la reputación del negocio. La automatización del proceso de escaneado y la implementación de la gestión segura de documentos es la respuesta para garantizar que los documentos no se pierden y no lleguen a las manos equivocadas.

Las soluciones documentales a través de código de barras son uno de los primeros pasos en la gestión segura de documentos de una empresa, ya que proporcionan a los escáneres la capacidad de reconocer cuál es el contenido de la página y qué hacer con ella, mediante la lectura un código de barras o un código QR en la página.

Una vez escaneado el documento marcado, automáticamente procesa el documento para su archivo y se envía al destinatario o a la carpeta de red a través de una red segura, evitando errores, para que llegue donde tiene que llegar.

Recurrir a tecnologías como la Inteligencia Artificial también hace que, una vez escaneados y etiquetados, los documentos pasen a formar parte de un flujo de trabajo automatizado, almacenándose en el archivo o base de datos adecuados, sin necesidad de asignación manual.

La adaptación a esta nueva forma de transferir información se está demandando cada vez más, y ofrece una oportunidad que todavía no están aprovechando las empresas para las que el envío de documentos debe ser confidencial, como las compañías del sector jurídico o las instituciones sanitarias.

Además de la confidencialidad, también representa un enfoque eficiente para agilizar los procesos de una compañía, ya que, una vez que se ha creado la infraestructura, entra en juego la modularidad, permitiendo añadir vías adicionales a nuevos puntos de contacto, y adaptándose a las necesidades del negocio, independientemente de su tamaño.

Por tanto, la gestión segura de documentos ofrece una doble ventaja a las empresas, ya que ofrece una seguridad flexible en forma de transferencia precisa de documentos desde cualquier lugar, reduciendo los errores humanos y evitando que los documentos sensibles terminen en el lugar equivocado. 

3.    ¿Cómo implantar una solución de gestión documental segura?

Realizar cualquier cambio significativo en la forma de trabajar de una empresa puede parecer un reto enorme. Sin embargo, lo que el sector legal ha demostrado es que, aunque esos cambios han irrumpido en su forma de trabajar de la noche a la mañana, han aportado claras ventajas a largo plazo.

Pero debemos tener en cuenta que cada empresa es un mundo, lo que significa que es fundamental desarrollar una solución a medida que se adapte perfectamente a la infraestructura existente de la empresa. Además, es importante trabajar con los socios tecnológicos adecuados y nutrirse de sus conocimientos para alcanzar el éxito empresarial.

En definitiva, una solución de escaneado y gestión documental eficaz y segura no solo garantiza que las empresas puedan trabajar de forma más productiva, sino que también puede proporcionar la agilidad necesaria para adaptarse a cualquier forma de trabajo de forma rápida y satisfactoria, convirtiéndose en un negocio preparado para el presente y para el futuro.